Kunsten å delegere - innspill og tanker

«Jeg har ikke hatt tid til ferie i år»

«Vi får aldri tid til å sette oss skikkelig ned og planlegge og snakke ordentlig ut»

«Det er tre måneder siden sist jeg var på kino»

En av de største utfordringene en leder opplever er tidspresset hvor det sjeldent blir tid til alt som skal gjøres. Det er lett å komme på etterskudd og man må operere som en «brannmester». Stadig er det utrykning.

Planlegging og strategi blir det liten tid til å tenke på. De daglige og presserende problemene må løses først- telefonen ringer - møter skal holdes - brev skal besvares - mail skal leses - Oppgaver som fortrenger daglige gjøremål. 

Dette er ingen ønskelig situasjon verken for bedriften eller lederen selv.

Hva kan en da tenke seg er noen refleksjoner rundt dette?

1. Klargjør for deg selv hva du må gjøre - hva dine medarbeidere kan gjøre. Dine medarbeidere kan gjøre flere av dine oppgaver, ofte raskere og med bedre kvalitet enn det du selv ville ha levert. Sett opp en prioriteringsliste - HVA ØNSKER DU Å BRUKE TIDEN DIN TIL?

2. Å delegere oppgaver til andre innebærer at du har forsikret deg om at medarbeiderne dine kan gjennomføre jobben effektivt og uten for mye negativt stress. All atferd er forbundet med stress, med det er bare det negative stresset som sliter. Opplever medarbeideren dette ofte er det lenge til vedkommende vil si ja til nye oppgaver Det er ikke du som skal avgjøre om delt ligger for mye negativt stress i en oppgave eller utfordring. Vi mennesker har svært ulik stress terskel.

3. Forklar hensikten og rammene for oppgaven grundig

4. Påpek hvordan en god gjennomføring av oppgaven kan tjene medarbeideren Det er lett å misforstå hverandre og det er lite motiverende og gjøre samme jobben to ganger. Sjekk med din medarbeider om oppgaven er forstått og gjør rede for eventuelle rammer som måtte gjelde (Tidsfrister, språk etc..) De fleste av oss er oss selv nærmest. Har ett resultat konsekvenser for oss selv vil vi legge litt ekstra i jobben. Innsats er en konsekvens av de belønninger vi kan få. Dette gjelder også dine medarbeidere. Hva er medarbeideren interessert i? Kan dette være en fast oppgave? -er dette på grensen til manipulasjon? Neppe, hvis det skjer helt åpenlyst og i diskusjon med medarbeideren.

5. Sett entydige tidsfrister. Det er enkelt å utsette oppgaver som ikke haster. En kort tidsfrist kan hjelpe oss til å arbeide raskt og effektivt mot oppsatte mål. MEN, rådfør deg alltid med medarbeideren vedrørende tidsfrister og få vedkommendes samtykke. Oppleves tidsfristen som altfor stram utløser vi negativt stress og der er ikke sikkert oppgaven blir løst tilfredsstillende. Ber du medarbeideren sette en tidsfrist selv, vil du mange ganger oppleve at fristen er kortere enn du selv hadde tenkt.

6. Vær sikker på at du delegerer både ansvar og myndighet. Det finnes neppe noe så lite motiverende for en medarbeider som å få ansvaret for en oppgave, men ikke myndighet. Både myndighet og ansvar skal delegeres. Det vil ikke si at lederen er uten ansvar - lederen er ansvarlig overfor sine medarbeidere og sin egen leder.

7. God kommunikasjon er en forutsetning for effektiv delegering. Å overlevere et budskap - da må du vite hva du skal kommunisere, sørge for at du kommuniserer slik at du blir forstått, uttrykk holdninger som vinner tilslutning og respekt og dermed motiverer du dine medarbeidere.

8. Kontroller fremdriften så forsiktig som mulig. Delegering av ansvar og myndighet betyr at medarbeideren er ansvarlig for oppgaven. Hvis du som leder stadig kikker medarbeideren i kortene og sender signaler om hvordan ting skal gjøres og ikke gjøres vil medarbeideren fort gå lei. Ikke «pust» medarbeideren i nakken , vedkommende kan oppleve at ansvaret løftes fra han/henne tilbake til lederen og det er lite tilfredsstillende. Lederne selv vil ha den oppfatningen at ansvaret ligger hos medarbeideren og dette kan skape motsetninger og gnisninger, spesielt hvis resultatet ikke blir som forventet. Kontroller fremdriften så forsiktig som mulig-tilby hjelp og støtte istedenfor å fremstå som en «kontrollør».

9. Tid til opplæring. I en presset og arbeidskrevende situasjon vet lederen med seg selv at flere oppgaver burde vært delegert til sine medarbeidere. Lederen bestemmer seg imidlertid for å gjøre jobben selv. Skal oppgaver delegeres må man lære opp medarbeidere og det vil ta en til to timer. Gjør lederen jobben selv blir tidsforbruket 20-30 minutter. Slik vil lederen stadig komme opp i valgsituasjoner og lure seg selv fordi det til stadighet gjøres kortsiktige valg.

Investere tid i opplæring som på sikt vil lønne seg for bedriften og lederen som skal delegere oppgaver.

Grunnlaget for at delegering kan skje er at med arbeideren kan gjøre jobben.